Як написати діловий лист англійською?

Рано чи пізно кожному підприємцю доводиться писати офіційні ділові листи. Якщо ви працюєте з іноземними партнерами, то, напевно, англійська мова у вашому бізнесі грає не останню роль.

Складаючи офіційний лист англійською мовою, багато людей переживають, оскільки бояться, що їх практичних навичок та мізерного словникового запасу буде недостатньо, щоб написати все те, що вони запланували.

Якщо дотримуватися певних правил, ви зможете добре підготувати лист іноземною мовою своїм бізнес-партнерам.

Структура ділових листів англійською

Такі документи мають конкретну структуру і складаються з наступної послідовності:

• ім’я одержувача та адресу;
• дата;
• привітання;
• основна частина;
• висновок;
• підпис та ініціали відправника;
• додатки, якщо вони є.

Незалежно від того, в якій країні ви мешкаєте, структура листа зберігається. Досить її запам’ятати, щоб не припуститися помилки,

Як розпочати лист англійською?

У цій сфері є певні стандарти, яких потрібно дотримуватися під час оформлення ділових листів. Однак деякі відхилення від норми вважаються прийнятними.

Відправнику необхідно насамперед створити про себе гарне враження. Робиться це на початку листа. Вам потрібно правильно привітати адресата.

Якщо лист оформляється не в електронному форматі, то у верхньому правому куті необхідно вказати адресу і ПІБ одержувача. Обов’язково переконайтеся, що ви правильно написали прізвище та ім’я людини. У випадку, коли ви не знаєте точно, ким буде прочитаний лист, можна скористатися стандартним зверненням «Dear Sir/Madam».

Як написати листа англійською? Найчастіше бізнес-листи мають формальний характер, тому вам потрібно бути ввічливими до співрозмовника.

Якщо ви пишите лист-запит, слід скористатися модальними дієсловами і бути максимально ввічливими.

При складанні листа-скарги не варто виявляти надто багато емоцій і не забувайте про ввічливість.

Якщо ви хочете повідомити відправнику погані новини або вибачитись, то обов’язково вкажіть причини виникнення проблеми.

Важливу роль у написанні листа грає вказівка мети. Якщо ви звертаєтесь до свого бізнес-партнера, обов’язково вкажіть мету свого звернення. Ці пропозиції мають бути зазначені на самому початку. З їхньою допомогою адресат зможе відразу зрозуміти суть листа.

Оскільки одні й ті ж самі поняття можна висловлювати різними словами, то й у бізнес-лексиці є слова-синоніми. Вам слід заздалегідь ознайомитись з Business English.

Як писати листи англійською залежно від їх виду

Комерційні листи слід розпочинати з сильної заяви. Це необхідно, щоб зацікавити читача та привернути до цього документа увагу. До складу таких листів входять заклики, опис користі адресата, і навіть посилання на ресурс і номер відправника.

Листи-доручення зазвичай надсилають клієнти для замовлення товару чи послуги. В офіційному листі міститься інформація про товар, бажану кількість та очікувану вартість.

Якщо ви хочете поскаржитися на низьку якість продукції і вимагати відшкодування збитків, то тон і слова, які ви використовуватимете, можуть відіграти вирішальну роль. Вам необхідно бути прямими, але не варто забувати про тактовність. Щоб вас почули, важливо дотримуватися професійного тону.

Нині існують і інші види офіційних листів. Якщо вам необхідно скласти подібний документ, обов’язково ознайомтеся з тонкощами його написання або скористайтесь послугами кваліфікованих спеціалістів нашого бюро «Світ перекладу».