Как написать деловое письмо на английском?

пример официального письма на английском

Рано или поздно каждому предпринимателю приходится писать официальные деловые письма. Если вы работаете с иностранными партнерами, то наверняка английский язык в вашем бизнесе играет не последнюю роль.

Составляя официальное письмо на английском языке, многие люди переживают, поскольку боятся, что их практических навыков и скудного словарного запаса будет недостаточно, чтобы написать все то, что они запланировали.

Если придерживаться определенных правил, то вы сможете хорошо подготовить письмо на иностранном языке своим бизнес-партнерам.

Структура деловых писем на английском

Документы подобного рода имеют конкретную структуру и состоят из следующей последовательности:

  • имя получателя и адрес;
  • дата;
  • приветствие;
  • основная часть;
  • заключение;
  • подпись и инициалы отправителя;
  • приложения, если они имеются.

Независимо от того, в какой стране вы проживаете, структура письма сохраняется. Достаточно ее запомнить, чтобы не допустить ошибку, 

Как начать письмо на английском?

В данной сфере имеются определенные стандарты, которых необходимо придерживаться при оформлении деловых писем. Однако некоторые отклонения от нормы считаются приемлемыми.

Отправителю необходимо, в первую очередь, создать о себе хорошее впечатление. Делается это в самом начале письма. Вам нужно правильно поприветствовать адресата.

Если письмо оформляется не в электронном формате, то в верхнем правом углу необходимо указать адрес и ФИО получателя. Обязательно убедитесь в том, что вы правильно написали фамилию и имя человека. В случае, когда вы не знаете точно кем будет прочитано письмо, можно воспользоваться стандартным обращением «Dear Sir/Madam».

Как написать письмо на английском? Зачастую бизнес-письма носят формальный характер, поэтому вам нужно быть вежливыми к собеседнику.

Если вы пишите письмо-запрос, то следует воспользоваться модальные глаголами и быть максимально вежливыми.

При составлении письма-жалобы не стоит проявлять слишком много эмоций и не забывайте про вежливость.

Если вы хотите сообщить отправителю плохие новости или извиниться, то обязательно укажите причины возникновения проблемы.

Немаловажную роль в написании письма играет указание цели. Если вы обращаетесь к своему бизнес-партнеру, то обязательно укажите цель своего обращения. Эти предложения должны быть указаны в самом начале. С их помощью адресат сможет сразу понять суть письма.

Поскольку одни и те же понятия можно выражать разными словами, то в и бизнес-лексике имеются слова-синонимы. Вам следует заранее ознакомиться с Business English.

Как писать письма на английском в зависимости от их вида

Коммерческие письма следует начинать с сильного заявления. Это необходимо, чтобы заинтриговать читателя и привлечь к данному документу внимание. В состав таких писем входят призывы, описание пользы для адресата, а также ссылка на ресурс и номер отправителя.

Письма-поручения обычно отправляют клиенты для заказа товара или услуги. В официальном письме содержится информация о товаре, желаемом количестве и ожидаемой стоимости.

Если вы хотите пожаловаться на низкое качество продукции и потребовать возмещение ущерба, то тон и слова, которые вы будете использовать, могут сыграть решающую роль. Вам необходимо быть прямыми, но при этом не стоит забывать о тактичности. Чтобы вас услышали, важно соблюдать профессиональный тон.

В настоящее время существуют и другие виды официальных писем. Если вам необходимо составить подобный документ, обязательно ознакомьтесь с тонкостями его написания либо воспользуйтесь услугами квалифицированных специалистов нашего бюро «Мир перевода».